Timelisteregistrering

Bruker kan ut fra en ukevelger, som alltid starter med inneværende uke midt på skjermen, ajourholde sine timelister. En kan posisjonere seg til de forskjellige uker ved å "scrolle" i ukevelger. For hver uke viser denne antall timer og status for timelisten ( R - under registrering, K for klargjort, A for attestert, og P for prosjektført og i tillegg L om timelisten er brukt av lønnssystemet for f.eks. å lønne timelønnede eller beregne avsetning av overtidsarbeider ).

På hver linje angis et prosjekt/aktivitetsnummer. Når prosjekt/aktivitet er valgt, kan det angis om det dreier seg om normaltidstimer eller overtidstimer og en vil få presentert antall tidligere timer den ansatte har arbeidet på angitt prosjekt/aktivitet. En kan evt. også angi hvilken type kompetanse den ansatte har brukt, og denne opplysningen brukes i et kompetanseregnskap, dvs. fordelingen av bruk av kompetanse på hver enkelt ansatt, avdeling osv.

Med en velger kan en finne prosjekter og underliggende aktiviteter ut fra forskjellige filter som f.eks. deler av prosjektnavn, kundenummer eller deler av kundenavn og/eller adresse..

Det angis så timer pr. dag ( med en desimal ), og dersom bruker har rettigheter til det, vises honorar- og kostsats for den ansatte på angitt prosjekt og aktivitet. Til timene kan det knyttes tekster, et rødt merke i cellen med timer viser at her er det tilknyttet tekst. Teksten vises ved å holde mus over feltet, eller ved å trykke enter.

Teksten kan presenteres i prosjektrapporter og vedlegg til fakturaer for å dokumentere arbeid som er gjort.

I tillegg til at en kan legge opp til at leder skal attestere hele timelister ( se timelistepurring), kan en også angi for bestemte prosjekter at prosjektleder i tillegg skal foreta en prosjektattestasjon. Slike prosjekter er merket med blått i prosjekt/aktivitets-feltet i bildet. Er timene prosjektattestert, er de merket med grønn farge. For letter å se overtidslinjer, er disse merket med blå farge i overtids-feltet. ( = betyr normaltid, 1 overtid 1, 2 overtid 2 osv.)

Når en timeliste er klar for videre behandling i systemet, klargjøres den ved å angi dette i en meny som settes opp ved et høyre museklikk: Fra samme meny kan den ansatte i tillegg også angi om det ønskes uttak av overtid, om evt. angitte informasjoner ønskes angret osv. Med Vis-alternativene kan en velge hvilke kolonner og linjer en ønsker å se. Disse valgene vil lagres i klient-Pc'en og brukes ved neste bruk av systemet.

På en nedre del av timelisten vises en del valgfrie opplysningslinjer som f.eks. totaltid, normaltid, avvik fra normaltid, tilgjengelig tid, fraværstid, fakturerbar tid , tilgjengelig tid og faktureringsgrad tidligere i inneværende år, samt tilsvarende opplysninger pr. dag, i sum for uken og hittil  i år inklusive uken. I tillegg vises inngående status for ferie, fleksitid og de forskjellige overtidstypene, samt bevegelser pr. dag, i sum for uken, og utgående balanse etter uken.

Et rødt merke i hittil kolonne viser at det er knyttet en anmodning om uttak av overtid eller justering av ferie til linjen. F.eks. vil en anmodning om uttak av overtid være av formen :

der det vises at inngående saldo for overtid 1 var 19.0 timer, 4.0 kom i tillegg i uken ( dvs. i sum 23,0) hvorav 22,0 timer anmodes utbetalt, slik at det i utgående saldo blir 1,0 time igjen. Som alternativ til å utbetale overtiden, kan en be om bare å få utbetalt evt. overtidstillegg. Da vil overtidsstatus behandles likt, men overtidstimene som trekkes fra overtidsstatus ( 22,0 ) vil legges til fleksitiden.

Timelisteutskrift

En timeliste kan skrives ut, enten direkte eller med forhåndsvisning og kan evt. sendes til utklippstavle.

Når en ber om utskrift eller forhåndsvisning, vil en først få opp en utvalgsboks for å angi om en ønsker timeliste og/eller timelistetekster. Tekstene knyttet til timene kommer ut på en egen rapport med angivelse av prosjekt og aktivitet, dag og tekster.

Merkes begge, vil først timetekstrapporten vises på skjerm. Den kan så skrives ut. Deretter vises timelisten på skjerm, som så kan skrives ut. Denne rapporten inneholder også opplysninger om inngående status, bevegelse og utgående status for ferie, normaltid og forskjellige overtidstyper.

Start/slutt - angivelse

Timelisteregistreringen inneholder også en mulighet til å angi klokketid for start og slutt på arbeidstid, overtid og tid for privat fravær, slik at status for fleksitid og overtid følger angitt klokketid og ikke prosjekttid. Det kan legges inn kontroller på at det f.eks. må være arbeidet et visst antall timer før overtid, at overtid er på fastlagte tider i døgnet og i helger osv.